Cos’è la riconciliazione bancaria automatica?

Innanzitutto, la riconciliazione bancaria è quel processo per cui l’azienda verifica che i movimenti registrati nella contabilità interna coincidano con quelli presenti negli estratti conto bancari. E la riconciliazione bancaria automatica permette di automatizzare questo processo che, altrimenti, dovrebbe essere fatto manualmente, a cura di un operatore.

La riconciliazione bancaria è un processo, o meglio un controllo, continuo e che va a verificare ciò che l’azienda pensa sia accaduto con ciò che è stato realmente registrato in banca. 

Perché bisogna fare la riconciliazione bancaria? Per avere una fotografia reale dello stato di fatto, evitare errori e avere sempre un controllo realistico sulla disponibilità finanziaria reale.

La riconciliazione bancaria, infatti, permette di individuare eventuali discrepanze, come ad esempio pagamenti che non sono stati registrati, incassi mancanti, errori di contabilizzazione e anche commissioni bancarie non previste.

I 5 problemi più comuni nella riconciliazione bancaria 

1. Attività manuali e alto rischio di errore

La riconciliazione bancaria viene spesso gestita manualmente e questo può portare a errori di inserimento, dimenticanze o duplicazioni che nel tempo possono generare problemi anche rilevanti, perché la contabilità non coincide con ciò che risulta dagli estratti conto bancari.

2. Tempi operativi troppo lunghi

Confrontare manualmente movimenti contabili e bancari richiede molto tempo, soprattutto quando il numero di operazioni è abbondante.

3. Scarsa visibilità sulla situazione reale

Senza un sistema strutturato, è difficile avere una visione aggiornata e chiara della posizione bancaria in generale e questo può rallentare anche le decisioni strategiche che devono sempre basarsi su dati veri e aggiornati.

4. Difficoltà nel controllo delle condizioni bancarie

Verificare che la banca applichi correttamente le condizioni pattuite (commissioni, interessi, spese) non è immediato e spesso viene trascurato nel processo di riconciliazione bancaria manuale, perchè non c’è materialmente il tempo di farlo in azienda.

5. Gestione complessa delle eccezioni

Le operazioni che non coincidono richiedono analisi manuali. Questo aspetto, moltiplicato per tante operazioni, aumenta il carico di lavoro e riduce l’efficienza dell’ufficio amministrativo.

La riconciliazione bancaria automatica rende tutto questo più rapido, più sicuro e sostanzialmente più semplice, perché viene affidato a un software specifico, nel dettaglio a un software per la riconciliazione bancaria automatica.

Come il software per la riconciliazione bancaria risolve questi problemi

L’utilizzo di un software per la riconciliazione bancaria permette di trasformare completamente questo processo.

All’interno di Gold La Tesoreria, il nostro software per la gestione della tesoreria aziendale, la riconciliazione bancaria è uno dei pilastri operativi, perché unisce due aspetti fondamentali: gli automatismi contabili e il controllo delle banche.

La funzione è facilmente accessibile anche tramite ricerca, perché grazie al campo con la lente di ingrandimento, è possibile trovare rapidamente qualsiasi funzione, inclusa la riconciliazione bancaria automatica.

Riconciliazione bancaria automatica: il primo passo della giornata

La riconciliazione automatica viene lanciata tipicamente al mattino, subito dopo aver acquisito il tracciato bancario.

A questo punto, il software legge tutte le operazioni presenti nel tracciato di home banking e svolge automaticamente una serie di verifiche:

• controlla che le operazioni siano attese;
• verifica che la banca abbia applicato correttamente le condizioni pattuite;
• confronta i movimenti con la contabilità aziendale.

Se tutto è coerente, Gold esegue direttamente una scrittura di riconciliazione automatica all’interno del gestionale.

Questo significa che:

• non è necessario alcun intervento manuale;
• le operazioni corrette vengono contabilizzate automaticamente;
• si elimina completamente il lavoro ripetitivo di controllo.

In sostanza, tutto ciò che “quadra” si registra da solo.

Riconciliazione bancaria: focus solo su ciò che non torna

Tutte le operazioni che Gold non riesce a riconciliare automaticamente vengono indirizzate nella riconciliazione manuale.

Ed è qui che avviene il vero cambio di paradigma.

Invece di dover controllare tutto, l’utente si concentra solo sulle eccezioni.

All’interno della schermata di riconciliazione manuale, Gold mostra un report chiaro e immediato delle operazioni da verificare. Ad esempio, è possibile vedere:

• quante operazioni non sono state riconciliate per una specifica banca;
• quali movimenti non sono andati automaticamente in prima nota;
• il dettaglio delle singole righe da controllare.

Con un semplice doppio click si entra nel dettaglio e, nella colonna dei movimenti banca, è possibile analizzare le singole operazioni che richiedono attenzione, indipendentemente dal fatto che siano corrette o meno.

Questo approccio permette di:

• lavorare solo sulle anomalie;
• ridurre drasticamente i tempi operativi;
• avere sempre il pieno controllo della situazione.

Perché usare un software per la riconciliazione bancaria automatica

Adottare un software per la riconciliazione bancaria automatica aiuta a fare un salto di qualità nella gestione finanziaria aziendale.

In sostanza, il software elimina gran parte delle attività manuali, aiuta a ridurre errori e rischi e permette di avere una visione chiara e aggiornata dei movimenti bancari.

In definitiva, la riconciliazione bancaria smette di essere un’attività complessa e dispendiosa e diventa un processo fluido, automatico e strategico per l’azienda.

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 La riconciliazione bancaria automatica permette di velocizzare un processo che, altrimenti, richiederebbe tempo e sforzi. Vediamo cos’è e come si fa nella pratica in azienda.